Je poslední týden v měsíci. Na stavbě se jede naplno, v přihrádce u spolujezdce leží chuchvalec účtenek z benzínky a stavebnin a účetní vám už potřetí píše, že „potřebuje doklady“. Znáte to?
V tomhle článku najdete měsíční checklist, co účetní předat, kdy to udělat, jakým způsobem a hlavně jednoduchou týdenní rutinu na 15 minut, díky které se z konce měsíce přestane stávat noční můra.
Proč na včasném předání záleží
Účetní z vašich dokladů skládá daňová přiznání, u plátců DPH i kontrolní hlášení. Když doklady dostane na poslední chvíli, nemá čas se doptat a chyba se snadno vloudí.
Chybějící přijatá faktura znamená, že si třeba neuplatníte náklad nebo odpočet DPH. Chybějící vydaná faktura je ještě horší – příjem, který jste nepřiznali, se při kontrole dohledá velmi snadno.
A jsou tu i peníze: řada účetních si za dohledávání a spěch na poslední chvíli účtuje navíc.
Co předat účetní: měsíční checklist
Tenhle seznam si můžete vytisknout nebo přepsat do telefonu. Ne každá položka se vás týká každý měsíc – projděte ho a zaškrtejte, co máte.
1. Vydané faktury
- Všechny faktury, které jste za měsíc vystavili (PDF)
- Přehled vydaných faktur – tabulka s čísly, daty a částkami
- Stornované nebo opravené faktury i s vysvětlením, co se stalo
- Soupisy provedených prací a předávací protokoly, pokud k fakturám patří
2. Přijaté faktury
- Faktury od dodavatelů materiálu (stavebniny, velkoobchody)
- Faktury od subdodavatelů
- Pravidelné faktury: telefon, internet, nájem dílny nebo kanceláře, leasing
- Faktury za služby: opravy auta, pronájem techniky, software
Pozor na faktury, které chodí jen e-mailem. Ty se ztrácejí nejčastěji, protože zapadnou mezi ostatní poštu.
3. Účtenky a pokladní doklady
- Účtenky za pohonné hmoty
- Drobný materiál a nářadí koupené za hotové nebo kartou
- Parkovné, mýto, dálniční známka
- Pracovní oděvy a ochranné pomůcky
- Kniha jízd, pokud ji vedete (účetní ji může potřebovat k uplatnění nákladů na auto – viz Kniha jízd a PHM)
4. Výpisy z bankovního účtu
- Výpis z podnikatelského účtu za celý měsíc
- Výpisy z dalších účtů, přes které jdou podnikatelské platby
- U plateb, které nejsou jasné, krátká poznámka „za co to bylo“
Účetní z výpisů páruje platby s fakturami. Když u neznámé platby 18 400 Kč napíšete „záloha na materiál, zakázka Vzorová“, ušetříte jí i sobě telefonát.
5. Smlouvy a změny
- Nové smlouvy o dílo, hlavně větší zakázky nebo zakázky se zálohami
- Nový leasing, úvěr, pojistka
- Koupě nebo prodej auta, stroje či nářadí ve vyšší hodnotě
- Nový zaměstnanec, brigádník nebo jeho odchod
- Změna sídla, bankovního účtu, rozšíření živnosti
Tyhle věci se nestávají každý měsíc, a proto se na ně zapomíná. Přitom právě ony mívají největší dopad na daně.
Kdy doklady předat: termíny
Plátci DPH
Přiznání k DPH se podává do 25. dne po skončení zdaňovacího období. Zdaňovacím obdobím je kalendářní měsíc, nebo čtvrtletí, pokud ho máte.
U kontrolního hlášení (přehled jednotlivých faktur, který finanční správa porovnává s údaji vašich obchodních partnerů) je to podobné. Podrobně ho rozebírá článek Kontrolní hlášení OSVČ.
- fyzické osoby (živnostníci) ho podávají spolu s přiznáním, tedy za měsíc nebo čtvrtletí, do 25. dne po jeho skončení,
- právnické osoby (např. s.r.o.) ho podávají vždy za kalendářní měsíc, i když mají čtvrtletní zdaňovací období.
Když 25. den připadne na víkend nebo svátek, posouvá se lhůta na nejbližší pracovní den.
Pan Dvořák je zedník, plátce DPH s měsíčním obdobím. Přiznání a kontrolní hlášení za listopad 2026 musí účetní podat do 25. 12. 2026 – to je svátek, takže lhůta se posune na nejbližší pracovní den.
Účetní ale potřebuje čas na zpracování. Domluvili se proto, že doklady za listopad jí pan Dvořák předá do 5. prosince.
Termín, do kdy předáváte doklady vy, není zákonný – domlouvá se s účetní. V praxi bývá kolem 5. až 10. dne následujícího měsíce. Zeptejte se své účetní, jaký termín jí vyhovuje, a zapište si ho do kalendáře jako opakovanou událost.
Neplátci DPH
Pokud nejste plátce DPH, měsíční termín finančnímu úřadu nehlídáte. Doklady se zpracovávají hlavně kvůli přiznání k dani z příjmů a přehledům pro pojišťovny.
Mnozí neplátci proto předávají čtvrtletně nebo jednou ročně. Funguje to – ale jen pokud doklady celý rok pečlivě schováváte. Z krabice plné vybledlých účtenek v březnu už nic nevyčtete.
Jak doklady předávat: 4 způsoby
| Způsob | Výhody | Nevýhody |
|---|---|---|
| Papír v obálce nebo šanonu | Nic se nemusí skenovat, účetní má originály | Osobní předávání, riziko ztráty, termopapír bledne, nic vám nezůstane v ruce |
| Sken nebo fotka e-mailem | Rychlé, máte kopii u sebe | Desítky příloh v e-mailech, snadno se něco přehlédne, fotky bývají nečitelné |
| Sdílená složka v cloudu | Vše na jednom místě, účetní si bere sama | Je potřeba držet strukturu složek a pojmenování souborů |
| Export z fakturační aplikace | Přehled faktur v tabulce i PDF najednou, žádné přepisování | Pokrývá jen to, co v aplikaci evidujete – přijaté doklady a výpisy předáváte zvlášť |
Nejlíp funguje kombinace: vydané faktury jako export z aplikace (tabulka + PDF, podrobně v článku Export faktur pro účetní), přijaté faktury a fotky účtenek ve sdílené složce a papírové originály jednou za čas v obálce, pokud je účetní chce.
Jak pojmenovat složky
Jednoduchá struktura, ve které se vyzná každý:
2026-11 / vydane-faktury2026-11 / prijate-faktury2026-11 / uctenky2026-11 / vypisy2026-11 / ostatni(smlouvy, změny)
Soubory pojmenujte tak, aby bylo jasné, co v nich je, třeba 2026-11-14_stavebniny_4850Kc.jpg. Až budete dohledávat konkrétní nákup, oceníte to.
Nejčastější chyby: Špatně × Správně
| Špatně | Správně |
|---|---|
| Účtenky v přihrádce auta „až bude čas“ | Vyfotit hned u pokladny nebo večer, papír do jedné obálky na měsíc |
| Poslat účetní 40 e-mailů, každý s jednou fotkou | Jedna sdílená složka za měsíc, nebo jeden e-mail se vším |
| Doklady předat 24. den, když je termín 25. | Pevný termín s účetní, např. do 5. dne následujícího měsíce |
| Fotka účtenky ohnutá, rozmazaná, bez data | Celá účtenka na tmavém podkladu, ostré datum a částka |
| Neznámá platba na výpisu bez vysvětlení | Krátká poznámka: za co, jaká zakázka |
| Nový leasing auta účetní nezmíníte | Smlouvy a změny předat hned v měsíci, kdy vznikly |
| Faktury přepisovat ručně do tabulky | Export seznamu faktur za měsíc do XLSX nebo CSV |
Týdenní rutina na 15 minut
Měsíční předání je snadné, když se doklady nehromadí. Vyhraďte si jednou týdně čtvrthodinu – třeba v pátek odpoledne, než odjedete ze stavby, nebo v neděli večer.
- Vybrat auto a kapsy (3 minuty). Všechny účtenky z přihrádky, peněženky a montérek na jednu hromádku.
- Vyfotit a uložit (5 minut). Každou účtenku vyfotit do měsíční složky, papír vložit do obálky s nápisem měsíce.
- Projít e-mail (3 minuty). Přijaté faktury z e-mailu uložit do složky „přijaté faktury“.
- Zkontrolovat vystavené faktury (2 minuty). Je všechno vyfakturované, co se tento týden předalo? Nezůstal někde koncept?
- Kdo zaplatil (2 minuty). Zapsat úhrady, které přišly. Jak na to, ukazujeme v článku Kdo vám dluží?.
Na konci měsíce pak stačí složky zkontrolovat, přidat výpis z účtu a poslat účetní odkaz. Hotovo za deset minut.
Obkladač Martin dřív strávil poslední neděli v měsíci třemi hodinami lovení účtenek a přepisování faktur do tabulky. Po zavedení páteční čtvrthodinky mu měsíční předání zabere zhruba 10 minut: export faktur, kontrola složky s účtenkami, výpis z banky a jeden e-mail účetní.
Co si domluvit s účetní
Na začátku spolupráce (nebo klidně teď) si s účetní vyjasněte:
- Do kterého dne v měsíci chce doklady
- V jaké podobě: originály, skeny, fotky, export
- Jaký formát tabulky jí vyhovuje (XLSX, CSV)
- Jestli chce papírové originály, a jak často
- Jak jí dát vědět o změnách (nové smlouvy, zaměstnanci, auto)
- Kdo hlídá termíny a kdo vám připomene, když něco chybí
Pět minut domluvy ušetří desítky telefonátů za rok.
Shrnutí
- Každý měsíc předejte: vydané a přijaté faktury, účtenky, výpisy z účtu, smlouvy a změny.
- Plátci DPH: přiznání a kontrolní hlášení do 25. dne po skončení zdaňovacího období, proto doklady účetní typicky do 5.–10. dne.
- Neplátci: termíny jsou volnější, ale doklady schovávejte průběžně, účtenky blednou.
- Způsob předání: kombinace exportu z aplikace a sdílené složky s jasnou strukturou.
- Rutina: 15 minut týdně místo tří hodin na konci měsíce.
Časté otázky
Jak často mám předávat doklady účetní?
Záleží na dohodě s účetní a na tom, jestli jste plátce DPH. Plátci s měsíčním zdaňovacím obdobím předávají typicky každý měsíc, protože přiznání k DPH a kontrolní hlášení se podávají do 25. dne po skončení období. Neplátcům často stačí předávat čtvrtletně nebo jednou ročně, ale průběžné předávání ušetří stres na konci roku.
Můžu účetní posílat jen fotky účtenek?
V praxi to mnoho účetních přijímá, ale domluvte se předem. Fotka musí být čitelná celá, včetně data, částky a údajů prodejce. Jestli a kdy smíte papírový originál vyhodit, je otázka pro účetní – obecně o lhůtách píšeme v článku Jak dlouho uchovávat účtenky.
Co když doklad najdu až po termínu?
Předejte ho účetní hned, jak ho najdete, a řekněte, ke kterému měsíci patří. Účetní posoudí, jestli ho lze zahrnout do dalšího období, nebo je potřeba něco opravit. Čím dřív se to dozví, tím levnější oprava.
Musím účetní předávat i výpisy z účtu?
Účetní je obvykle potřebuje, aby spárovala platby s fakturami a viděla, co je uhrazené. Domluvte se, jestli jí je budete posílat, nebo jí dáte přístup jen pro čtení do internetového bankovnictví, pokud to vaše banka umožňuje.
Jaký formát dat účetní nejčastěji chce?
Nejjednodušší je zeptat se jí. Běžně stačí PDF faktur a přehledová tabulka (XLSX nebo CSV) s čísly, daty a částkami. Jak takovou tabulku připravit, popisujeme v článku Export faktur pro účetní.
Zdroje
- Finanční správa – Kontrolní hlášení DPH: Kdy?
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty – zakonyprolidi.cz
Informace ověřené k datu 11. listopadu 2026.
Článek má informativní charakter a nenahrazuje daňové ani účetní poradenství. Aktualizováno: .