Stavbyvedoucí otevře přihrádku v autě a vypadne na něj hromádka účtenek ze stavebnin, benzinky a železářství. Polovina už je vybledlá. A ve sklepě čekají šanony faktur z let, na která si nikdo nevzpomene.
Co z toho musíte schovávat a jak dlouho? V tomhle článku najdete přehlednou tabulku lhůt podle typu dokladu, vysvětlení, proč účtenky blednou, a praktický postup, jak doklady převést do elektronické podoby.
Tabulka: jak dlouho uchovávat jednotlivé doklady
Lhůta se neřídí tím, jak doklad vypadá, ale tím, k čemu slouží – pro DPH, pro účetnictví, nebo pro daň z příjmů. Jeden doklad může spadat pod víc zákonů. Pak platí ta nejdelší lhůta.
| Typ dokladu | Lhůta | Podle čeho |
|---|---|---|
| Daňové doklady plátce DPH – vydané i přijaté faktury, účtenky, dobropisy | 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | § 35 zákona o DPH |
| Účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy (firmy a podnikatelé vedoucí účetnictví) | 5 let od konce účetního období | § 31 zákona o účetnictví |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let od konce účetního období | § 31 zákona o účetnictví |
| Daňová evidence OSVČ a doklady k dani z příjmů | Po dobu lhůty pro stanovení daně – v základu 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání, může se prodloužit | § 148 daňového řádu |
| Mzdové a důchodové podklady | Vlastní, často delší lhůty | Řešte s účetní nebo mzdovou účetní |
| Smlouvy o dílo, předávací protokoly, stavební deník | Zákon jednotnou lhůtu nestanoví – doporučujeme minimálně po dobu záruky | Praktické doporučení |
Elektrikář Tomáš je měsíční plátce DPH. V březnu 2026 nakoupí kabely a jističe za 18 400 Kč a dostane na ně fakturu.
Faktura je daňový doklad, takže ji musí uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období – tedy od konce března 2026 do konce března 2036.
Kdyby Tomáš nebyl plátce a vedl daňovou evidenci, řídil by se lhůtou pro stanovení daně z příjmů. I tak je rozumné držet fakturu déle než minimum.
Neplátce DPH: proč nestačí „3 roky“
Pokud nejste plátce DPH a vedete daňovou evidenci, žádnou pevnou archivační lhůtu v zákoně nenajdete. Rozhoduje, jak dlouho vám může finanční úřad doměřit daň z příjmů.
Základní lhůta jsou 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání. Jenže se může prodloužit – například když úřad zahájí kontrolu nebo podáte dodatečné přiznání. Proto se v praxi doporučuje držet doklady déle, klidně 10 let. Zvlášť pokud se blížíte limitu pro DPH a plátcem se můžete stát.
Termopapír: proč účtenky mizí
Většina účtenek z pokladen se tiskne na termopapír. Tiskárna nepoužívá inkoust, ale teplo – a papír na teplo a světlo reaguje i potom.
Co účtenkám škodí nejvíc:
- teplo – palubní deska, přihrádka v létě, kapsa u montérek,
- světlo – účtenka za čelním sklem,
- tření a ohýbání – zmačkané účtenky v peněžence,
- laminování – teplo z laminovačky termopapír zčerná,
- kontakt s plasty, změkčovadly nebo lepicí páskou přes text.
Výsledek? Za pár měsíců může z účtenky zbýt prázdný proužek papíru. A vybledlý doklad je při kontrole k ničemu – úřad potřebuje přečíst, co jste kupovali, kdy a za kolik.
| Špatně | Správně |
|---|---|
| Účtenky v přihrádce v autě do konce čtvrtletí | Vyfotit hned u pokladny nebo večer po práci |
| Zalaminovat, aby vydržely | Uložit na tmavé a chladné místo, hlavně mít čitelnou kopii |
| Lepicí páska přes text | Nalepit jen za okraj, text nechat volný |
| Fotka z úhlu, se stínem a uříznutým okrajem | Celá účtenka, rovně, ostře, s čitelnými čísly |
Digitalizace: jak převést doklady do elektronické podoby
Dobrá zpráva: papír nemusí být jediná možnost. Zákon o DPH (§ 35a) umožňuje doklady uchovávat elektronicky a převést listinný doklad do elektronické podoby. Zákon o účetnictví upravuje převod formy účetních záznamů v § 33.
Obě úpravy mají společné jádro. Po celou dobu uchovávání musí být zajištěna:
- Věrohodnost původu – je jasné, od koho doklad pochází.
- Neporušenost obsahu – nikdo ho po převodu nezměnil.
- Čitelnost – doklad jde přečíst teď i za deset let.
U účetních záznamů navíc platí, že převedený záznam musí odpovídat obsahu původního.
Postup krok za krokem
- Fotka nebo sken hned. Ideálně ještě týž den, dokud je termopapír čitelný.
- Kontrola čitelnosti. Přečtete na fotce dodavatele, datum, částku, DPH a položky? Pokud ne, foťte znovu.
- Jednotné pojmenování. Například „2026-11-04_benzina_1250Kc.pdf“. Za rok to oceníte.
- Uložení na jedno místo. Složky podle roku a měsíce, ne „Stažené soubory“ v mobilu.
- Záloha. Aspoň dvě kopie – třeba cloud a externí disk. Telefon se dá ztratit na stavbě.
- Záznam o převodu. Kdo, kdy a jak doklad převedl. Stačí jednoduchý postup, který máte sepsaný a dodržujete ho.
- Předání účetní. Pravidelně, ideálně měsíčně. Jak na to, popisujeme v článku Předávání dokladů účetní.
Faktury, které už vznikly elektronicky
Faktury, které vystavujete v aplikaci a posíláte jako PDF, jsou elektronické od začátku. Nic převádět nemusíte – jen je archivujte tak, aby se nedaly přepsat a byly k dispozici po celou lhůtu. Platí to i pro faktury od dodavatelů, které vám chodí e-mailem. Jak vydané faktury hromadně předat účetní, popisuje článek Export faktur pro účetní.
Stavební dokumentace: držte ji po celou dobu záruky
Ve stavebnictví nejde jen o daně. Smlouva o dílo, předávací protokol, soupis provedených prací, fotky z průběhu stavby nebo stavební deník jsou vaše důkazy, když přijde reklamace.
Zákon pro ně jednu archivační lhůtu nestanoví. Prakticky doporučujeme:
- uchovávat je minimálně po celou dobu záruky za dílo, kterou jste sjednali,
- přidat rezervu na případný spor (běžná promlčecí lhůta jsou 3 roky),
- držet je pohromadě s fakturou ke stejné zakázce – například ve složce pojmenované podle adresy stavby.
Shrnutí
- Daňové doklady plátce DPH: 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 zákona o DPH).
- Účetní doklady: 5 let od konce účetního období (§ 31 zákona o účetnictví); závěrka 10 let.
- Neplátce v daňové evidenci: minimálně po dobu lhůty pro stanovení daně, v praxi raději déle.
- Termopapír bledne – účtenky foťte hned a nelaminujte je.
- Digitalizace je možná, pokud zajistíte věrohodnost původu, neporušenost a čitelnost. Skartaci originálů řešte s účetní.
- Stavební dokumentaci držte minimálně po dobu záruky.
Časté otázky
Jak dlouho musím uchovávat faktury jako plátce DPH?
Daňové doklady musí plátce uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Týká se to vydaných i přijatých faktur a účtenek, které jsou daňovým dokladem.
Jak dlouho uchovávat doklady jako neplátce v daňové evidenci?
Minimálně po dobu, kdy vám finanční úřad může daň z příjmů doměřit. Základní lhůta jsou 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání, ale může se prodloužit. V praxi se proto doporučuje držet doklady déle, klidně 10 let.
Můžu papírové účtenky po vyfocení vyhodit?
Zákon o DPH i zákon o účetnictví převod do elektronické podoby umožňují, ale převedený doklad musí být věrohodný, neporušený a čitelný a převod by měl být zdokumentovaný. Než začnete originály skartovat, domluvte se s účetní na postupu.
Proč mi blednou účtenky?
Většina pokladních účtenek se tiskne na termopapír, který reaguje na teplo a světlo. Za oknem auta nebo v teplé kapse může text zmizet za pár měsíců. Proto je dobré účtenky hned vyfotit nebo naskenovat.
Jak dlouho schovávat smlouvy a předávací protokoly ke stavbám?
Zákon pro ně jednotnou archivační lhůtu nestanoví. Prakticky doporučujeme uchovávat je minimálně po celou dobu záruky za dílo a ještě nějakou dobu poté, kvůli možným reklamacím a sporům.
Zdroje
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (§ 34, § 35, § 35a) – zakonyprolidi.cz
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 31, § 33, § 33a) – zakonyprolidi.cz
- Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád (§ 148) – zakonyprolidi.cz
Informace ověřené k datu 11. listopadu 2026.
Článek má informativní charakter a nenahrazuje daňové ani účetní poradenství. Aktualizováno: .