Je začátek měsíce a účetní píše: „Pošlete mi prosím seznam vydaných faktur za říjen a PDF.“ Přepisovat čísla a částky ručně do tabulky je ztráta času a zdroj překlepů.

V tomhle návodu se dozvíte, jak v Profakturuj vyexportovat faktury do Excelu (XLSX) nebo CSV, jaké sloupce export obsahuje, co v něm naopak není, a co dělat, když účetní pracuje v POHODĚ nebo Money.

Ve zkratceNastavte filtr: stav „vystavené“ a datum vystavení od 1. do posledního dne měsíce. Pak klikněte na export XLSX nebo CSV. Účetní pošlete soubor a PDF faktur. Úhrady export zatím neobsahuje.

Co export faktur umí

Export v Profakturuj vytvoří soubor se seznamem faktur, které odpovídají filtru v seznamu faktur. Můžete si vybrat ze dvou formátů:

  • XLSX – soubor pro Excel a podobné tabulkové programy. Data jsou ve formátu dd.mm.rrrr a soubor obsahuje navíc list Informace, kde je popsaný rozsah exportu.
  • CSV – prostý text oddělený oddělovači, který načte skoro každý program. Data jsou ve tvaru rrrr-mm-dd.

Důležité: export obsahuje všechny faktury odpovídající filtru, ne jen tu stránku seznamu, kterou máte zrovna na obrazovce. Respektuje i hledání a řazení.

Jaké sloupce export obsahuje

Export má 17 sloupců. Pro účetní jsou nejdůležitější tyto:

Sloupec Co v něm je
Číslo faktury Číslo dokladu z vaší číselné řady
Datum vystavení, Datum splatnosti Data z faktury
Odběratel, IČO, DIČ Údaje odběratele tak, jak jsou na faktuře (ne podle dnešního adresáře)
Variabilní symbol VS pro párování plateb
Měna Měna dokladu (aktuálně CZK)
Základ, DPH, zaokrouhlení, celkem Částky uložené na faktuře, bez přepočítávání
Stav dokladu Koncept, nebo Vystavená

Dál export obsahuje technické sloupce: interní ID, ID firmy, číslo revize a verzi výpočtu. Účetní je většinou nepotřebuje, ale pomáhají, kdyby bylo potřeba dohledat konkrétní záznam.

Tip: IČO a VS zůstanou celéIČO, DIČ a variabilní symbol se exportují jako text. Počáteční nuly (třeba u IČO 01234567) se tak v Excelu neztratí.

Co export neobsahuje

Aby nedošlo k nedorozumění, tady je přehled toho, co v exportu nenajdete:

  • Úhrady. Export zatím neříká, jestli a kdy byla faktura zaplacená. Sloupec Stav dokladu znamená koncept/vystavená, ne zaplaceno/nezaplaceno.
  • Jednotlivé položky faktury. Export je seznam dokladů, ne rozpis položek.
  • Starší verze faktur. V exportu je vždy aktuální uložená verze.
  • Samotné faktury. Tabulka nenahrazuje daňový doklad – účetní potřebuje i PDF faktur.

Úhrady v aplikaci zapisujete a sledujete zvlášť. Jak mít přehled o tom, kdo vám dluží, ukazujeme v článku Kdo vám dluží? Přehled neuhrazených faktur.

Postup: export faktur za měsíc krok za krokem

Příklad (smyšlená data)

Truhlář Tomáš chce účetní poslat faktury za říjen 2026. V říjnu vystavil 14 faktur za celkem 386 400 Kč a má rozepsané 2 koncepty na listopadové zakázky.

  1. Otevřete seznam faktur v Profakturuj.
  2. Nastavte filtr stavu na „vystavené“. Výchozí filtr totiž zahrnuje i koncepty – kdyby ho Tomáš nezměnil, poslal by účetní i dva rozepsané koncepty, které ještě nemusí mít číslo ani datum.
  3. Nastavte datum vystavení od 1. 10. 2026 do 31. 10. 2026. Obě hranice se počítají včetně.
  4. Potvrďte filtr a zkontrolujte seznam. Export bere použitý filtr – hledání, které jste napsali, ale nepotvrdili, se nepromítne.
  5. Klikněte na export XLSX nebo CSV. Soubor se připraví a stáhne.
  6. Zkontrolujte počet řádků. Tomáš vidí 14 faktur – sedí to s tím, kolik jich v říjnu vystavil.
  7. Přidejte PDF faktur. PDF vybraných faktur stáhnete najednou jako ZIP archiv, případně jednotlivě u každé faktury.
  8. Pošlete účetní soubor s exportem a ZIP s PDF – e-mailem nebo do sdílené složky.

ZIP s PDF si nechte i u sebe. Jak dlouho faktury schovávat, shrnuje článek Jak dlouho uchovávat účetní doklady.

Nejčastější chyba: koncepty v exportuPokud export necháte s výchozím filtrem stavu, dostane účetní i koncepty. Ty mohou mít prázdné číslo nebo datum a zbytečně ji zmatou. Pro účetní exportujte vždy jen vystavené faktury.

Tipy pro bezchybný export

Špatně Správně
Export s výchozím filtrem stavu Stav „vystavené“ – bez konceptů
Filtr podle data splatnosti Filtr podle data vystavení za celý měsíc
Poslat soubor bez kontroly Porovnat počet řádků s číselnou řadou za měsíc
Spoléhat na sloupec „Stav dokladu“ jako na úhrady Úhrady účetní páruje z výpisu, stav dokladu = koncept/vystavená
Poslat jen tabulku Tabulka + PDF faktur

Filtrujte podle data vystavení

Seznam lze filtrovat podle data vystavení i data splatnosti. Pro měsíční předání účetní používejte datum vystavení – podle splatnosti byste do exportu dostali faktury z různých měsíců. Pokud si nejste jistí, které datum účetní chce, zeptejte se jí.

Kontrolujte počet a číselnou řadu

Podívejte se na první a poslední číslo faktury za měsíc. Pokud máte řadu 2026-0101 až 2026-0114, mělo by v exportu být 14 řádků. Když nesedí, hledejte stornovanou fakturu nebo zapomenutý koncept. Proč na souvislé řadě záleží, vysvětluje článek Číslování faktur.

Hledání a další filtry pro speciální přehledy

Export respektuje hledání i filtry seznamu. Můžete tak vyexportovat třeba jen faktury pro jednoho odběratele nebo faktury v určitém rozmezí částek – hodí se, když účetní řeší konkrétní dotaz.

Účetní používá POHODU nebo Money

Profakturuj zatím nemá přímý XML export pro POHODU ani Money S3 – připravujeme ho. Dnes účetní předáte:

  • seznam faktur v XLSX nebo CSV (číslo, data, odběratel, IČO, DIČ, VS, částky),
  • PDF jednotlivých faktur.

Jak data dostane do svého programu, je na účetní a na tom, co její program umí. Některé účetní doklady zapisují ručně podle PDF a tabulku používají ke kontrole. Pro Money S3 výrobce popisuje modul Import dokladů z Excelu, ve kterém se sloupce tabulky přiřazují k polím dokladu – jestli ho účetní má a použije, je na ní.

Tip: pošlete účetní zkušební exportNež začnete export posílat pravidelně, pošlete účetní jeden vzorový soubor a zeptejte se, jestli jí formát vyhovuje. Ušetříte si přepracovávání na konci každého měsíce.

Co dalšího účetní každý měsíc předat (přijaté faktury, účtenky, výpisy), shrnujeme v článku Předávání dokladů účetní: měsíční checklist.

Shrnutí

  • Formáty: XLSX (pro Excel, s listem Informace) a CSV (univerzální text).
  • Rozsah: všechny faktury odpovídající použitému filtru, ne jen aktuální stránka.
  • Sloupce: číslo, data vystavení a splatnosti, odběratel, IČO, DIČ, VS, měna, základ, DPH, zaokrouhlení, celkem, stav dokladu a technické údaje.
  • Neobsahuje: úhrady, položky a historické verze.
  • Pro účetní: stav „vystavené“, datum vystavení za měsíc, kontrola počtu, k tomu PDF.
  • POHODA a Money: přímý XML export připravujeme, zatím XLSX/CSV + PDF.
Jak pomůže ProfakturujSeznam vystavených faktur za měsíc vyexportujete do XLSX nebo CSV na pár kliknutí a účetní ho dostane bez jediného přepsaného čísla. Podívejte se, jak fungují exporty.

Časté otázky

Umí Profakturuj export přímo do POHODY nebo Money S3 (XML)?

Zatím ne, přímý XML export pro tyto programy připravujeme. Dnes účetní předáte seznam faktur jako XLSX nebo CSV a k tomu PDF faktur (najednou v ZIP archivu). Jak data zpracuje ve svém programu, si domluvte přímo s ní.

Proč mám v exportu i faktury bez čísla?

Nejspíš jsou to koncepty. Výchozí filtr stavu zahrnuje koncepty i vystavené faktury a koncept ještě nemusí mít číslo ani datum. Před exportem pro účetní nastavte filtr stavu na vystavené.

Je v exportu vidět, které faktury jsou zaplacené?

Ne. Sloupec Stav dokladu říká, jestli je faktura koncept, nebo vystavená, nejde o stav úhrady. Úhrady export zatím neobsahuje. Účetní je obvykle páruje podle výpisu z účtu.

Exportuje se jen stránka, kterou vidím na obrazovce?

Ne. Export obsahuje všechny faktury odpovídající použitému filtru, hledání a řazení, ne jen aktuální stránku seznamu. Pozor jen na rozepsané hledání, které jste ještě nepotvrdili – export bere použité filtry.

Jaký je rozdíl mezi CSV a XLSX?

XLSX otevřete rovnou v Excelu, data jsou ve formátu dd.mm.rrrr a soubor má navíc list s informacemi o rozsahu exportu. CSV je prostý text, který načte skoro každý program, data jsou v něm ve tvaru rrrr-mm-dd. Když nevíte, pošlete XLSX.

Zdroje

  1. Money S3 – Import dokladů z Excelu (money.cz)

Informace ověřené k datu 11. listopadu 2026.