Zakázka je předaná, zákazník spokojený, faktura odešla. Splatnost minula před týdnem – nebo před měsícem? Při pěti rozjetých stavbách si to z hlavy nikdo nepamatuje. A mezitím musíte zaplatit materiál, subdodavatele i zálohu na daně.

V tomhle článku se dozvíte, jak mít jednoduchý přehled o neuhrazených fakturách, jak zapisovat úhrady včetně částečných, jak si zavést týdenní kontrolu na 10 minut a kdy dlužníkovi zavolat a kdy už poslat upomínku.

Ve zkratceKaždou příchozí platbu zapište k faktuře, i když je jen částečná. Jednou týdně projděte faktury po splatnosti a volejte – nejdřív ty největší a nejstarší.

Proč ve stavebnictví na přehledu tolik záleží

Ve stavebnictví vám peníze odcházejí dřív, než přijdou. Materiál platíte při nákupu, subdodavatele po dokončení jejich části, ale vaše faktura má splatnost 14, 30 nebo i 60 dní.

Stačí dva odběratelé, kteří platí pozdě, a najednou nemáte na fakturu za beton. Tomu se říká problém s cash-flow – tedy s tím, kdy peníze skutečně přicházejí a odcházejí, ne kolik jste vyfakturovali.

Příklad (smyšlená data)

Stavební firma pana Horáka má v listopadu vyfakturováno 620 000 Kč. Na účtu ale přistálo jen 410 000 Kč – dvě faktury za 140 000 a 70 000 Kč jsou dva týdny po splatnosti.

Do konce měsíce přitom musí zaplatit 180 000 Kč za materiál a 120 000 Kč subdodavateli na elektro. Bez přehledu by si chybějících 210 000 Kč všiml až ve chvíli, kdy by mu nevyšla platba dodavateli.

Přehled neuhrazených faktur vám dá odpověď na tři otázky:

  1. Kolik mi celkem dluží?
  2. Kdo konkrétně a jak dlouho?
  3. Komu mám dnes zavolat?

Krok 1: Zapisujte každou úhradu

Přehled je jen tak dobrý, jak poctivě do něj zapisujete. Kdykoli vám přijde platba, zapište ji k faktuře.

Ve fakturační aplikaci zapíšete úhradu k faktuře s datem a částkou. Když přijde celá částka, faktura se přesune mezi uhrazené. Když přijde jen část, zůstane mezi neuhrazenými se zbývající částkou.

Částečné úhrady

Ve stavebnictví jsou částečné platby běžné. Zákazník pošle polovinu „teď a zbytek po kolaudaci“, nebo zaplatí bez víceprací, o kterých se ještě dohaduje.

Příklad (smyšlená data)

Faktura 2026-0088 na 96 800 Kč za zateplení. Zákazník pošle 60 000 Kč a slíbí doplatek do konce měsíce. Zapíšete úhradu 60 000 Kč a faktura dál svítí jako neuhrazená se zbývajícími 36 800 Kč. Na doplatek tak nezapomenete.

Pozor na „zaplaceno skoro všechno“Nejčastěji se ztrácejí právě malé zbytky: 3 000 Kč tady, 5 000 Kč tam. Když fakturu označíte jako uhrazenou, i když chybí část, za půl roku už nikdo neví, proč. Zapisujte vždy přesnou částku, která přišla.

Krok 2: Dívejte se na faktury po splatnosti

Neuhrazená faktura ještě neznamená problém – možná má splatnost až za týden. Důležité jsou faktury po splatnosti.

Ve fakturační aplikaci si vyfiltrujete faktury po splatnosti. Při procházení se vyplatí držet pořadí:

  • podle částky – nejdřív řešte ty, které vás nejvíc bolí,
  • podle stáří – faktura 45 dní po splatnosti je vážnější než 3 dny,
  • podle odběratele – když dluží jeden zákazník víc faktur, stačí jeden telefonát.

Štítky podle zakázky

Pokud faktury označujete štítky – třeba podle stavby nebo typu zakázky –, můžete si vyfiltrovat, jak to vypadá s platbami u konkrétní akce. Hodí se to hlavně u větších staveb s několika dílčími fakturami.

Špatně Správně
Úhrady kontrolovat, „až bude čas“ Pevný den v týdnu, 10 minut
Částečnou platbu označit jako uhrazené Zapsat přesnou částku, zbytek zůstane v evidenci
Řešit faktury v pořadí, jak přijdou na mysl Začít největšími a nejstaršími fakturami po splatnosti
Volat až po dvou měsících Ozvat se pár dní po splatnosti
Mít přehled jen v hlavě nebo v sešitě v autě Úhrady zapsané u faktur v jedné evidenci

Krok 3: Týdenní kontrola na 10 minut

Vyberte si jeden den v týdnu – třeba pondělí ráno před odjezdem na stavbu – a projděte tyhle kroky:

  • Otevřete výpis z účtu nebo internetové bankovnictví za uplynulý týden
  • Zapište všechny příchozí platby k fakturám (i částečné)
  • Otevřete přehled faktur po splatnosti
  • Začněte těmi největšími a nejstaršími
  • U každé rozhodněte: zavolat, poslat upomínku, nebo počkat (a do kdy)
  • Zkontrolujte, jestli nemáte hotovou práci, kterou jste ještě nevyfakturovali

Poslední bod je důležitější, než se zdá. Nevyfakturovaná práce je dluh, o kterém neví ani váš zákazník.

Kdy zavolat a kdy poslat upomínku

Ne každá pozdní platba je zlý úmysl. Často jde o přehlédnutí, fakturu, která zapadla v e-mailu, nebo zákazníka, který čeká na peníze od banky.

Situace Co udělat
Pár dní po splatnosti, spolehlivý zákazník Krátký telefonát nebo zpráva: „Dobrý den, jen kontroluji, jestli vám dorazila faktura…“
1–2 týdny po splatnosti, bez reakce Telefonát a domluva konkrétního termínu platby
Nezaplatí ani v domluveném termínu Písemná upomínka
Dlouho po splatnosti, nekomunikuje Důrazná nebo předžalobní upomínka, zvažte další kroky
Tip: telefon funguje lépe než e-mailNa první urgenci zavolejte. E-mail se dá přehlédnout, telefonát ne – a často se hned dozvíte, proč platba vázne. Po hovoru si zapište, co jste se domluvili a do kdy.

Jak napsat upomínku, co do ní patří a jaké máte možnosti, když ani upomínka nezabere, rozebíráme v článku Odběratel nezaplatil? Jak dostat peníze zpět.

Upomínky zatím posíláte samiAutomatické upomínky a odesílání faktur e-mailem v Profakturuj připravujeme. Dnes vám aplikace ukáže, kdo je po splatnosti a kolik dluží – upomínku pak pošlete sami.

Jak předejít tomu, aby vám dlužili

Nejlepší pohledávka je ta, která nevznikne. Několik osvědčených zvyků ze stavebnictví:

  • Fakturujte hned po předání. Každý den zpoždění s fakturou je den zpoždění s platbou.
  • Rozdělte velké zakázky na etapy. Dílčí faktury po hotových částech snižují riziko, že zůstanete viset s velkou částkou. Víc v článku Dílčí fakturace stavebních prací.
  • Domluvte se na záloze na materiál, hlavně u nových zákazníků.
  • Dejte na fakturu QR platbu. Zákazník zaplatí za pár vteřin a bez překlepu ve variabilním symbolu. Víc v článku QR platba na faktuře.
  • Pište splatnost jasně a hlídejte ji od prvního dne. Jakou zvolit, radíme v článku Splatnost faktury.

Co s přehledem dál

Přehled neuhrazených faktur se hodí i jinde:

  • Před nákupem materiálu víte, s jakými penězi můžete reálně počítat.
  • Před další zakázkou pro stejného zákazníka vidíte, jestli platil včas.
  • Pro účetní – seznam faktur za měsíc jí předáte jako tabulku. Návod najdete v článku Export faktur pro účetní.

Shrnutí

  • Zapisujte každou úhradu, i částečnou, s přesnou částkou.
  • Sledujte faktury po splatnosti, začněte největšími a nejstaršími.
  • Jednou týdně 10 minut: úhrady z výpisu, faktury po splatnosti, nevyfakturovaná práce.
  • Nejdřív zavolejte, upomínku pošlete, když nezabere domluva.
  • Ve stavebnictví hlídejte cash-flow: materiál a subdodavatele platíte dřív, než vám zaplatí zákazník.
Jak pomůže ProfakturujV Profakturuj zapíšete úhrady k fakturám, i částečné, a v přehledu po splatnosti hned vidíte, kdo vám dluží a kolik. Podívejte se, jak fungují úhrady.

Časté otázky

Jak zapsat, že odběratel zaplatil jen část faktury?

K faktuře zapíšete úhradu s částkou, která skutečně přišla. Faktura pak zůstane mezi neuhrazenými se zbývající částkou, dokud nepřijde doplatek.

Jak často kontrolovat neuhrazené faktury?

Stačí jednou týdně, ideálně vždy ve stejný den. Zapíšete úhrady z výpisu a projdete faktury po splatnosti. Zabere to kolem deseti minut.

Kdy dlužníkovi zavolat a kdy poslat upomínku?

Pár dní po splatnosti obvykle stačí přátelský telefonát nebo zpráva – často jde jen o přehlédnutí. Pokud nezaplatí ani po domluveném termínu, pošlete písemnou upomínku. Postup krok za krokem najdete v článku Odběratel nezaplatil?.