Máte za sebou první zakázku – třeba výměnu dveří u sousedů nebo malování kanceláře pro místní firmu – a zákazník se ptá: „Pošlete mi fakturu?“ Vy ale fakturu nikdy nepsali a nechcete udělat chybu hned napoprvé.

V tomhle návodu projdeme 9 kroků od prázdného papíru po zaplacenou fakturu. Článek je pro živnostníky, kteří nejsou plátci DPH – což je na začátku podnikání běžná situace.

Ve zkratceNa faktuře neplátce musí být: vaše jméno, sídlo a IČO, věta o zápisu v živnostenském rejstříku, odběratel, číslo faktury, co fakturujete, částka a datum vystavení. K tomu přidejte splatnost, číslo účtu, variabilní symbol a „Nejsem plátce DPH“.

Než začnete: co budete potřebovat

Než otevřete šablonu nebo fakturační aplikaci, připravte si pár věcí. Ušetříte si přepisování.

  • Své IČO a přesnou adresu sídla (tak, jak je v živnostenském rejstříku)
  • Číslo bankovního účtu, na který chcete platby
  • Údaje odběratele – jméno nebo název firmy, adresu, u firmy IČO
  • Co jste udělali, v jakém rozsahu a za kolik (hodiny, m², kusy, materiál)
  • Domluvenou splatnost, pokud jste se o ní bavili
Tip: oddělený účet na podnikáníZákon ho živnostníkovi nepředepisuje, ale velmi se vyplatí. Na výpisu hned vidíte, kdo zaplatil, a při daňovém přiznání nebudete lovit platby mezi nákupy potravin.

Krok 1: Nadpis a číslo faktury

Nahoru napište „Faktura“ a její číslo. Číslo je vaše evidenční označení – podle něj fakturu dohledáte vy, zákazník i účetní.

Nejjednodušší je řada podle roku: 2026-0001, 2026-0002… Hlavní pravidlo: čísla jdou souvisle za sebou, bez mezer a bez duplicit. Jak si řadu nastavit a co dělat při chybě, rozebíráme v článku Číslování faktur.

Krok 2: Vaše údaje (dodavatel)

Sem patří údaje, které po vás vyžaduje § 435 občanského zákoníku na všech obchodních listinách:

  • jméno a příjmení (případně s dodatkem, pod kterým podnikáte),
  • adresa sídla – místo podnikání zapsané v živnostenském rejstříku,
  • IČO,
  • věta „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“.
Nejčastější chyba začátečníkůChybí věta o zápisu v živnostenském rejstříku. Zní to jako formalita, ale zákon ji vyžaduje a pečlivá účetní odběratele vám fakturu kvůli tomu může vrátit.

Přidat můžete i telefon, e-mail nebo web. Zákon to nevyžaduje, ale zákazník se vám snáz ozve.

Krok 3: Údaje odběratele

Napište, komu fakturujete:

  • firma nebo živnostník: název nebo jméno, adresa sídla, IČO (a DIČ, pokud ho má),
  • soukromá osoba: jméno a adresa stačí.

IČO a přesný název firmy si ověřte ve veřejném rejstříku (například v systému ARES ministerstva financí). Překlep v názvu nebo IČO je důvod, proč účetní odběratele fakturu vrací.

Krok 4: Datum vystavení a splatnost

Na faktuře uveďte:

  • datum vystavení – den, kdy fakturu vytváříte,
  • datum splatnosti – do kdy má zákazník zaplatit.

Zákon splatnost na faktuře neplátce nevyžaduje. Bez ní ale hůř argumentujete, kdy je zákazník v prodlení. Mezi podnikateli bez dohody je cena podle § 1963 občanského zákoníku splatná do 30 dní od doručení faktury nebo převzetí plnění. Běžné jsou 14 dní. Co je rozumné a co se stane po splatnosti, najdete v článku Splatnost faktury.

A co DUZP?Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je údaj pro plátce DPH. Jako neplátce ho uvádět nemusíte. Pokud chcete, můžete napsat „datum dodání“ nebo „práce provedeny v období…“ – pomůže to při případné reklamaci.

Krok 5: Co fakturujete – položky

Tohle je srdce faktury. Popište co, kde a v jakém rozsahu. Vágní „práce dle dohody“ nestačí: odběratel ji hůř zaúčtuje a vy hůř dokazujete, co bylo domluveno.

Špatně Správně
Stavební práce Vyzdění příčky z pórobetonu, tl. 100 mm, 14 m², byt Vzorová 5
Materiál Pórobetonové tvárnice a lepidlo dle dodacího listu č. 118
Malování Malba stěn a stropů, 2 vrstvy, kancelář 2. NP, 85 m²
Práce 8 000 Kč Montáž kuchyňské linky, 16 h × 500 Kč

U každé položky uveďte množství, jednotku, jednotkovou cenu a celkem. Zákazník tak hned vidí, z čeho částka vznikla.

Krok 6: Částka a „Nejsem plátce DPH“

Pod položky napište celkovou částku k úhradě. Jako neplátce nepřičítáte žádnou DPH – a proto na faktuře nesmí být sloupec „DPH 21 %“ ani rozpis základu a daně. Tím byste mohli vyvolat dojem, že jde o daňový doklad.

Připište větu „Nejsem plátce DPH.“ Zákon ji výslovně nevyžaduje, ale odběratel (a jeho účetní) hned ví, proč na faktuře DPH chybí.

Krok 7: Platební údaje a QR kód

Aby vám zákazník mohl zaplatit bez dotazů, uveďte:

  • číslo účtu (a ideálně i IBAN),
  • variabilní symbol – nejčastěji číslo faktury bez pomlček, třeba 20260001,
  • způsob úhrady – převodem, případně hotově.

Velkou službu udělá QR platba. Zákazník naskenuje kód v bankovní aplikaci a platba se vyplní sama – bez překlepu v účtu nebo variabilním symbolu. Jak QR kód na faktuře funguje, vysvětlujeme v článku QR platba na faktuře.

Příklad: první faktura truhláře

Příklad (smyšlená data)

Faktura č. 2026-0001
Dodavatel: Tomáš Ukázkový, Lipová 8, 602 00 Brno, IČO 12345678, fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku
Odběratel: Vzorová kancelář s.r.o., Smyšlená 12, 602 00 Brno, IČO 87654321
Datum vystavení: 11. 11. 2026 · Splatnost: 25. 11. 2026

1) Výroba a montáž vestavěné skříně do zasedačky, 1 ks × 18 500 Kč = 18 500 Kč
2) Doprava materiálu a montáž – paušál 1 ks × 900 Kč = 900 Kč
Celkem k úhradě: 19 400 Kč

Nejsem plátce DPH.
Platba převodem na účet 123456789/0100, variabilní symbol 20260001 (+ QR platba)

Všimněte si, že na faktuře není podpis, razítko ani DPH. Nic z toho neplátce nepotřebuje. Kompletní seznam údajů s vysvětlením paragrafů najdete v článku Náležitosti faktury 2026.

Krok 8: Uložte jako PDF a pošlete

Fakturu uložte jako PDF – nejde snadno přepsat a u zákazníka vypadá na všech zařízeních stejně. Pošlete ji e-mailem. Do textu zprávy stačí krátce:

Dobrý den, v příloze posílám fakturu č. 2026-0001 za výrobu a montáž skříně. Splatnost je 25. 11. 2026. Děkuji a přeji hezký den.

Papírovou fakturu posílat nemusíte. Pokud ji zákazník chce, vytiskněte stejné PDF.

Nepřepisujte odeslanou fakturuKdyž po odeslání najdete chybu, nepřepisujte PDF potichu pod stejným číslem. Fakturu stornujte, vystavte novou a zákazníkovi napište, kterou má zaplatit.

Krok 9: Hlídejte úhradu a fakturu archivujte

Vystavením práce nekončí. Ještě potřebujete:

  1. Zkontrolovat platbu – po splatnosti se podívejte na účet. Pokud peníze nepřišly, pošlete zdvořilou připomínku. Jak postupovat dál, popisujeme v článku Odběratel nezaplatil.
  2. Zapsat příjem do evidence – jako živnostník vedete daňovou evidenci nebo záznamy o příjmech a každá faktura je podklad pro daňové přiznání.
  3. Fakturu uložit – PDF si archivujte v jedné složce podle roku. Doporučujeme uchovávat faktury 10 let; proč tak dlouho, vysvětlujeme v článku Jak dlouho uchovávat účtenky a doklady.

Checklist před odesláním první faktury

  • Nadpis „Faktura“ a číslo navazující na předchozí fakturu
  • Vaše jméno, sídlo, IČO a „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“
  • Odběratel s ověřeným názvem a IČO (u firmy)
  • Konkrétní popis práce a materiálu s množstvím a cenou
  • Celková částka bez rozpisu DPH a věta „Nejsem plátce DPH“
  • Datum vystavení a (doporučeně) datum splatnosti
  • Číslo účtu, variabilní symbol, ideálně QR kód
  • Uloženo jako PDF a zapsáno do vaší evidence

Kdy se pravidla změní: až budete plátce DPH

Dokud nejste plátce DPH, stačí vám postup výše. Jakmile váš obrat za kalendářní rok přesáhne 2 000 000 Kč, stáváte se plátcem od 1. ledna následujícího roku. Při překročení 2 536 500 Kč dokonce hned ode dne následujícího po překročení.

Pak přibude na faktuře DIČ, DUZP, sazba a výše DPH a také lhůta 15 dnů na vystavení. Co hlídat, najdete v článku Kdy se stát plátcem DPH.

Shrnutí

  • Údaje o vás: jméno, sídlo, IČO a „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“.
  • Odběratel: jméno nebo název, adresa, u firmy IČO – ověřte v rejstříku.
  • Číslo faktury: souvislá řada, například 2026-0001.
  • Položky: konkrétně co, kde, kolik a za kolik.
  • Celková částka bez rozpisu DPH a věta „Nejsem plátce DPH“.
  • Splatnost, účet, variabilní symbol, QR kód – ať vám zákazník zaplatí rychle a správně.
  • PDF e-mailem, pak hlídat úhradu a fakturu archivovat.

Chcete začít ze šablony? Stáhněte si vzor faktury pro neplátce DPH.

Jak pomůže ProfakturujV Profakturuj vyberete odběratele z adresáře, přidáte položky z katalogu a aplikace ohlídá povinné údaje i číslo faktury. Pak stáhnete PDF s QR platbou a u faktury zapíšete úhradu. Podívejte se, jak funguje fakturace.

Časté otázky

Musím jako neplátce DPH vystavit fakturu každému zákazníkovi?

Žádný zákon neplátci neukládá vystavit fakturu ke každé zakázce. Firmy a jiní podnikatelé ji ale potřebují jako doklad do účetnictví, takže ji v praxi chtějí vždy. A vy sami potřebujete průkazný záznam o každém příjmu kvůli dani z příjmů.

Do kdy musím fakturu vystavit?

Neplátce DPH zákonnou lhůtu nemá. Vystavte ji co nejdřív po dokončení práce – čím dřív fakturu pošlete, tím dřív začne běžet splatnost. Plátci DPH mají lhůtu 15 dnů ode dne uskutečnění plnění nebo přijetí platby.

Můžu napsat fakturu ve Wordu nebo v Excelu?

Ano, forma zákon nezajímá, důležité jsou údaje. U šablony ve Wordu ale musíte sami hlídat číselnou řadu, výpočty i evidenci, co je zaplacené. Hotové šablony najdete ve vzorech faktur.

Musí být faktura podepsaná?

Ne. Podpis ani razítko nejsou povinné a faktura v PDF poslaná e-mailem je plnohodnotná. Podrobnosti najdete v článku Náležitosti faktury.

Co když na faktuře udělám chybu?

Jako neplátce chybnou fakturu stornujete a vystavíte novou se správnými údaji. Starou si ponechte v evidenci označenou jako stornovanou, ať v číselné řadě nevznikne mezera bez vysvětlení.

Zdroje

  1. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 435, § 1963) – zakonyprolidi.cz
  2. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 11) – zakonyprolidi.cz
  3. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (§ 7b) – zakonyprolidi.cz
  4. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (§ 28, § 29) – zakonyprolidi.cz

Informace ověřené k datu 11. listopadu 2026.

Článek má informativní charakter a nenahrazuje daňové ani účetní poradenství. Aktualizováno: .